住房城鄉(xiāng)建設部印發(fā)的《關于新形勢下進一步加強城市建設檔案管理工作的通知》（以下簡稱《通知》），針對城建檔案接收工作的難點，從完善城建檔案移交工作制度和落實建設工程檔案收集、整理、移交各方責任這兩個方面，對城建檔案的管理部門和形成單位提出了工作要求，為確保城建檔案移交工作的規(guī)范性和有效性，提高城建檔案的管理水平和服務能力提供了有力支撐。

完善工作制度

　　完善的工作制度是做好城建檔案工作的基礎。2021年，《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出了“檔案資源建設邁出新步伐”的發(fā)展目標，即檔案資源覆蓋面更加廣泛、內容更加豐富、形式更加多樣、結構更加優(yōu)化?！锻ㄖ肪劢剐滦蝿菹鲁墙n案管理面臨的問題和機遇，從健全歸檔工作機制、加強接收制度建設、完善驗收工作制度三個方面，對各地城建檔案管理工作提出了明確目標。

　?。ㄒ唬┙∪珰w檔工作制度?！锻ㄖ诽岢龀墙n案管理部門要創(chuàng)新工作方法，優(yōu)化工作流程，實行“一項目一檔案統(tǒng)一管理”，并借助工程建設項目審批管理系統(tǒng)，通過一次性告知、線上線下一體化指導等方法，確保建設工程檔案連續(xù)性、完整性和真實性。因此，各地城建檔案管理部門應根據(jù)審批制度改革的要求，結合營商環(huán)境優(yōu)化的工作目標，制定符合各地實際的城建檔案移交歸檔規(guī)范，建立統(tǒng)一的平臺，逐步實現(xiàn)工程建設與工程文件歸集的同步性。

　?。ǘ┘訌娊邮展ぷ髦贫取！锻ㄖ诽岢鲆訌姂獨w盡歸、應收盡收的工作制度建設，要求各地城建檔案管理部門摸清當?shù)亟ㄔO工程項目底數(shù)，采取多種手段查漏補缺，保證建設工程檔案齊全。因此，各地城建檔案管理部門應抓緊建立全市域城建項目數(shù)據(jù)庫，定期更新建設項目檔案接收情況，并對未進館的項目進行催繳。

　　（三）完善驗收工作制度。《通知》要求城建檔案管理部門要完善建設工程檔案驗收納入聯(lián)合驗收的工作制度，規(guī)范檔案驗收流程和要求，并提出在辦理竣工驗收備案時查驗工程檔案驗收合格意見。要實現(xiàn)這一工作目標，各地城建檔案管理部門要制定具有可操作性的工程檔案驗收標準，并嚴格按照標準開展工程檔案驗收工作，同時以竣工驗收備案為抓手，提高工程檔案驗收率。近年來，杭州市在完善建設工程檔案驗收工作制度方面進行了積極探索。2023年，杭州市城市建設檔案館制定了《杭州市建設工程竣工檔案編制技術規(guī)范》，明確了驗收應當具備的條件、申請驗收需提供的材料、驗收時應查驗的主要內容和驗收程序，規(guī)范了杭州地區(qū)工程檔案驗收的辦事標準。

落實各方責任

　　落實工程檔案收集、整理、移交各方責任，不僅要壓實工程建設單位和勘察、設計、施工、監(jiān)理等工程參建單位（以下簡稱“參建單位”）的責任，也要明確城建檔案管理部門的工作責任。只有各方各盡其職，才能確保建設工程檔案的齊全、完整、準確。

　?。ㄒ唬n案形成單位的責任。多年來，建設單位和參建單位的檔案責任不明晰，建設工程檔案形成單位的工作邊界不清，嚴重影響了建設工程竣工檔案及時歸檔和移交。為此，《通知》明確建設工程檔案要按照“誰形成、誰負責，誰移交、誰負責”的原則歸檔、移交，明確了工程建設單位和參建單位應承擔的責任，并據(jù)此對各單位提出了不同的工作要求。工程建設單位作為建設項目牽頭抓總的部門，對建設工程檔案移交工作負總責，同時對參建單位負有監(jiān)督、檢查的責任；參建單位作為工程建設項目的參與方，要對各自形成的工程文件資料收集、整理、立卷及其真實性和完整性負主體責任。

　?。ǘ┏墙n案管理部門的責任?！锻ㄖ访鞔_了城建檔案管理部門應承擔規(guī)范移交內容和健全移交方式的工作責任。對規(guī)范移交內容，《通知》明確掃描件實行紙質、電子雙套制移交；原生電子檔案、建筑信息模型應一并移交。杭州市城市建設檔案館從2012年起全面開展館藏檔案數(shù)字化，2017年開始全面推廣接收建設工程電子檔案，2020年開展了電子檔案單套制接收的研究，并取得了階段性成果?！锻ㄖ穼σ?guī)范移交內容的要求是，要充分利用城建檔案信息化工作成果，助推城建檔案邁向數(shù)字化管理新賽道。對健全移交方式，《通知》提出建設工程檔案移交可實行“驗收+承諾”或在工程竣工驗收備案前一次性移交等方式進行移交，并可對未履行義務的相關單位和個人進行處罰和信用懲戒。2023年，杭州市城鄉(xiāng)建設委員會出臺了《杭州市建設工程檔案驗收告知承諾和事中事后監(jiān)管實施辦法（試行）》，對在申請辦理工程檔案驗收事項時暫時無法滿足檔案驗收標準的建設項目，建設單位可以“驗收+承諾”的方式申請辦理檔案驗收，并在承諾期限內完成檔案移交。杭州市已有部分項目采用“驗收+承諾”的方式通過驗收并完成檔案接收。

　　目前住房城鄉(xiāng)建設事業(yè)已進入高質量發(fā)展階段，為了充分發(fā)揮城建檔案在城市建設中的支撐和保障作用，城建檔案管理部門應當牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務”的工作職責，認真貫徹落實《通知》要求，不斷改進工作方法，推進新形勢下城建檔案管理工作再上新臺階。

摘自　《中國建設報》　2024.09.04　杭州市城市建設檔案館　林穎

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